سياسة الخصوصية

المقصود بإشعار الخصوصية

تتطلب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أن يوفر المتعاملون مع البيانات معلومات للأشخاص حول كيفية معالجة بياناتهم الشخصية. ومعالجة المعلومات تعني كيفية استخدامنا لها، وتخزينها، ومشاركتها، ومدة احتفاظنا بها، وكيف نتخلص منها.

ويشرح هذا الإشعار كيف ولماذا تستخدم وزارة الخارجية والكومنولث والتنمية (وزارة الخارجية والتنمية) المعلومات الشخصية. وينطبق ذلك على البيانات المحفوظة لموظفي ومقاولي وزارة الخارجية والتنمية الحاليين والسابقين، وكذلك أفراد الجمهور الذين استعملوا خدمات تقدمها الوزارة.

من المهم أن تقرأ هذا الإشعار، إلى جانب أي إشعار خصوصية آخر يُعطى في مناسبات محددة، عندما نعمل على جمع أو معالجة معلومات شخصية عنك، حتى تكون على دراية بكيفية وسبب استخدامنا لهذه المعلومات.

من نحن

تسعى وزارة الخارجية والتنمية إلى تحقيق مصالحنا الوطنية وإظهار المملكة المتحدة كقوة من أجل الخير في العالم. ونحن نرعى مصالح المواطنين البريطانيين، ونقدم الخدمات القنصلية في الخارج، ونحمي أمن المملكة المتحدة، وندافع عن قيمنا، ونتصدى للتحديات العالمية بالعمل مع شركائنا الدوليين. وللقيام بذلك بشكل فعال، يتعين علينا جمع المعلومات الشخصية وتخزينها ومشاركتها واستخدامها.

وسوف نحرص على التعامل مع جميع المعلومات الشخصية وفقاً لقانون حماية البيانات، بما في ذلك اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة (UK GDPR)، وقانون حماية البيانات لعام 2018. ينص قانون حماية البيانات على أن المعلومات الشخصية التي نحتفظ بها عنك يجب:

  • معالجتها بشكل قانوني ومنصف وبطريقة شفافة
  • جمعها لأغراض محددة، نكون قد شرحناها لك بوضوح، وعدم استخدامها بأي طريقة أخرى لا تتوافق مع تلك الأغراض
  • أن تكون لها صلة بالأغراض التي شرحناها لك، وأن تقتصر على تلك الأغراض فقط
  • أن تكون دقيقة ومحدّثة
  • الاحتفاظ بها فقط طالما كان ذلك ضرورياً للأغراض التي شرحناها لك
  • أن يُحتفظ بها بشكل آمن

ما هي المعلومات التي نجمعها عنك وكيف نجمعها

البيانات الشخصية هي المعلومات المتعلقة بشخص مُعَرَّف أو يمكن التعرف عليه. وقد نجمع بيانات شخصية تتعلق بك، من قبيل:

  • الاسم الكامل واللقب
  • تاريخ الميلاد والزواج والطلاق
  • تفاصيل الاتصال بك، مثل العناوين وأرقام الهاتف وعناوين البريد الإلكتروني
  • أقرب الأقارب وكيفية الاتصال في حالات الطوارئ
  • الجنس 
  • الحالة الاجتماعية وتفاصيل المُعالين
  • رقم التأمين الوطني
  • التفاصيل المالية، مثل تفاصيل الحساب المصرفي، وكشوفات الرواتب، ومعلومات الوضع الضريبي
  • تفاصيل الجنسية وجواز السفر ووضع الهجرة
  • معلومات حول التوظيف (بما في ذلك نُسخ عن وثائق الحق في العمل، وتوصيات من مراجع تعرفها، وغيرها من المعلومات المدرجة في السيرة الذاتية أو الخطاب المصاحب أو كجزء من عملية التقديم)

بالإضافة إلى ذلك، قد نجمع ونخزن ونستخدم أيضا بيانات من فئة خاصة معينة عنك كما هو موضح أدناه. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول كيفية حماية بيانات الفئة الخاصة والإدانات الجنائية في وثيقة السياسة المناسبة الخاصة بنا.

  • معلومات حول الانتماء العرقي أو الإثني
  • المعتقدات الدينية
  • الميول الجنسي
  • الأفكار السياسية
  • العضوية النقابية
  • معلومات حول الصحة
  • معلومات جينية وبيومترية
  • بيانات تتعلق بالإدانة الجنائية

نجمع عادةً المعلومات مباشرةً من الأشخاص المعنيين عند تعيينهم في وظائف، أو حين التقدم بطلب للحصول على خدمات وزارة الخارجية والتنمية، أو خلال عملية توظيف رسمية. ومع ذلك، فإننا نجمع أحياناً معلومات إضافية من أطراف ثالثة، بما في ذلك:

  • دوائر وزارية أخرى
  • معلومات تقدمها لنا هيئات عامّة مستقلة
  • معلومات مقدمة لنا من قبل حكومات دول أخرى

كيف نستخدم المعلومات التي نجمعها عنك

المعلومات التي نجمعها عنك تمكننا من أداء واجباتنا كجهة عمل، والامتثال لالتزاماتنا القانونية، والقيام بمهامنا كوزارة حكومية، سواء في المملكة المتحدة أو في الخارج.

الأغراض التي نعالج من أجلها المعلومات الشخصية المتعلقة بموظفي وزارة الخارجية والتنمية تشمل ما يلي:

  • اتخاذ القرارات المتعلقة بتوظيفك أو تعيينك 
  • التحقق من أنه يحق لك قانونا العمل في المملكة المتحدة، وتزويدك بالتصريح الأمني المناسب لدورك
  • تنظيم عملية دفع الراتب، بما في ذلك الضرائب ومساهمات التأمين الوطني
  • دفع المعاش التقاعدي والتنسيق مع الجهة التي تقدم لك المعاش التقاعدي
  • متطلبات التعليم والتدريب والتطوير
  • التحقق من لياقتك للعمل، وإدارة الغياب بسبب المرض
  • الامتثال لالتزامات الصحة والسلامة
  • منع الاحتيال
  • مراقبة استخدامك التجاري والشخصي لأنظمة المعلومات والاتصالات الخاصة بنا لضمان الامتثال لسياساتنا المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات
  • ضمان أمن الشبكات والمعلومات، بما في ذلك منع الدخول غير المصرح به إلى أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الاتصالات الإلكترونية الخاصة بنا، ومنع توزيع البرامج الضارة
  • التعامل مع طلبات قانون حرية المعلومات/لوائح المعلومات البيئية
  • الحماية
  • المشتريات
  • توفير السكن في الخارج

أما الأغراض التي من أجلها نعالج معلومات شخصية متعلقة بأفراد الجمهور فتشمل ما يلي:

  • زيارة مباني وزارة الخارجية والتنمية
  • المشاركة في فعاليات ومنتديات ترعاها وزارة الخارجية والتنمية عبر الإنترنت
  • الحصول على خدمات قنصلية، بما في ذلك وثائق السفر الطارئة وتسجيل الولادات أو الوفيات في الخارج
  • التصديق على المستندات
  • تقديم استفسارات وسائل الإعلام أو طلبات لمعلومات أخرى إلى وزارة الخارجية والتنمية
  • التقدم بطلب للحصول على تمويل لغرض التنمية الدولية
  • ترشيح أشخاص للتكريم في قائمة الشرف الدولية وفي الخارج
  • تقديم طلب الحصول على منح الدراسات العليا للدراسة في المملكة المتحدة
  • طلب مراجعة كونك خاضعا لعقوبات أو إدراج اسمك ضمن قائمة عقوبات الأمم المتحدة بموجب البند 23 أو 25 من قانون العقوبات ومكافحة غسل الأموال لعام 2018
  • تقديم مقترحات لمشاريع برنامج مكافحة انتشار الأسلحة النووية

لدينا عدد من إشعارات الخصوصية التي تشرح بمزيد من التفصيل كيفية استخدامنا لمعلوماتك في ظروف معينة.

إشعارات الخصوصية هذه متاحة على صفحتنا حول ميثاق المعلومات الشخصية.

لدى وزارة الخارجية 8 هيئات مستقلة وهيئات عامة غير إدارية، وهي مدرجة أدناه. وكل واحدة منها مُسجَّلة كمراقب بيانات في حد ذاتها، ونشرت إشعار الخصوصية الخاص بها:

مع من نشارك معلوماتك ولماذا

يعتمد من نشارك معلوماتك معه على خدمة وزارة الخارجية والتنمية التي تحصل عليها. وقد تكون هناك ظروف أخرى قد نشارك فيها بياناتك بشكل قانوني مع أطراف ثالثة. وفي بعض الحالات، قد يُطلب منا مشاركة المعلومات بموجب القانون، أو بأمر من المحكمة، أو لمنع الاحتيال أو جرائم أخرى. على سبيل المثال، نشارك معلومات كشوف الرواتب مع هيئة الإيرادات والجمارك البريطانية، كما نشارك تفاصيل الولادات والوفيات والزواج مع مكتب السجل العام. ومع ذلك، عندما نشارك البيانات، فإننا نفعل ذلك وفقاً لقوانين حماية البيانات المعمول بها.

مرتكزنا القانوني لمعالجة المعلومات 

لكي تعالج وزارة الخارجية والتنمية معلوماتك الشخصية بشكل قانوني، فإننا نحتاج إلى أساس قانوني. سوف نعالج بياناتك بموجب أحد الأسس القانونية التالية:

  • مهمة عامة: حيث نقوم بمهمة محددة لتحقيق الصالح العام أو ممارسة السلطة الرسمية. هذا هو الأساس القانوني الأكثر استخداما في وزارة الخارجية والتنمية لأننا وزارة حكومية
  • مصالح مشروعة: حيث نستخدم بياناتك بطريقة تتوقعها بشكل معقول بأنها لمصالحنا الخاصة، أو مصالح طرف ثالث. استخدام البيانات على هذا الأساس له حد أدنى من التأثير على الخصوصية
  • بموجب عقد: لدينا عقد معك، أو أنك طلبت منا اتخاذ خطوات محددة قبل إبرام العقد معك
  • التزام قانوني: الامتثال لأمر المحكمة أو أي متطلبات قانونية أخرى
  • الموافقة: منحتنا أنت موافقة واضحة ومستنيرة لمعالجة معلوماتك الشخصية لغرض محدد
  • مصالح حيوية: لحماية حياة شخص ما

وعندما نعالج بيانات من فئة خاصة معينة، فإننا نفعل ذلك:

  • في ظروف معينة بموافقة صريحة من صاحب البيانات أو ممن جرى تعيينه ليكون بمثابة ممثل لها
  • عندما تكون معالجة هذه البيانات ضرورية لتنفيذ التزاماتنا بموجب قانون العمل، وتكون هذه المعالجة متوافقة مع سياسة حماية البيانات لدينا
  • كذلك عندما يكون ذلك ضروريا لأجل مصلحة عامة جوهرية للأغراض أدناه، وفي هذه الحالة نعالج هذه البيانات بما يتماشى مع سياسة حماية البيانات لدينا:
    • القيام بمهامنا الرسمية كدائرة حكومية
    • رصد تكافؤ الفرص
    • إدارة نظام التقاعد لدينا
    • منع أو كشف أفعال غير قانونية
  • عندما يكون ذلك ضروريا لتقييم قدرتك على العمل لأسباب صحية، مع مراعاة ضمانات السرية المناسبة
  • عندما يكون ذلك ضروريا بما يتعلق بالمطالبات القانونية
  • عندما يكون ذلك ضرورياً لحماية مصالحك الحيوية (أو مصالح شخص آخر) ولا تكون قادرا على إعطاء موافقتك
  • حيث تكون أصلا قد نشرت المعلومات لعامة الناس 

لن نستخدم معلوماتك الشخصية إلا للأغراض التي جُمِعت من أجلها، ما لم نعتبر بشكل معقول أننا بحاجة إلى استخدامها لسبب آخر ويكون هذا السبب متوافقا مع الغرض الأصلي. أما إذا كنا بحاجة إلى استخدام معلوماتك الشخصية لغرض جديد أو غير ذي صلة، فسنخطرك ونشرح لك الأساس القانوني الذي يسمح لنا بذلك.

كما سوف نعالج، إذا لزم الأمر، معلوماتك الشخصية دون علمك أو موافقتك، وفقا للقواعد المذكورة أعلاه، عندما يكون ذلك مطلوبا ويسمح به القانون.

بموجب قانون السجلات العامة لعام 1958، تحتفظ الدوائر الحكومية بالسجلات التي تُجمَع بواسطة الأرشيف الوطني. وفي وزارة الخارجية والتنمية، تُجرى مراجعة لوثائق معينة لحفظها بشكل دائم في الأرشيف الوطني بعد انقضاء 15 عاما. وقد تحتوي هذه السجلات على بيانات شخصية. والأساس القانوني هنا هو لأغراض الأرشفة التي تخدم المصلحة العامة. ونظرا لكون الغرض من الأرشفة هو الاحتفاظ بالسجلات لاستخدامها على المدى الطويل، فمن المرجح أن يكون تأثير الخصوصية عليك ضئيلا. وإذا كانت لديك مخاوف بشأن أي معلومات عنك ربما تمت أرشفتها، فيمكنك الاتصال بمسؤول حماية البيانات.

إلى متى نحتفظ بمعلوماتك الشخصية

سنحتفظ ببياناتك الشخصية فقط طالما كان ذلك ضروريا، أو طالما كان مطلوبا منا قانونا القيام بذلك، وبما يتماشى مع سياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاص بنا. وسوف يجري التخلص من بياناتك الشخصية بشكل آمن بما يتماشى مع سياسة وزارة الخارجية والتنمية الخاصة بالاحتفاظ بالبيانات والتخلص منها.

حقوقك

لك 7 حقوق عندما تستخدم وزارة الخارجية والتنمية معلوماتك الشخصية. إذا كانت لديك أي أسئلة حول هذه الحقوق، يمكنك الاتصال بمسؤول حماية البيانات للحصول على مزيد من المعلومات.

  • الحق في أن تكون على علم: لديك الحق في أن تكون على علم بما نفعله ببياناتك الشخصية، وهذا هو الغرض من إشعار الخصوصية هذا
  • حق الاطلاع على المعلومات: لديك الحق في طلب نسخة عن أي معلومات شخصية نحتفظ بها عنك ومعرفة ما نفعل بها. يُعرف هذا باسم "طلب من صاحب البيانات للحصول على معلومات". يمكنك تقديم طلب بالكتابة إلى [email protected]
  • الحق في التصحيح: لديك الحق في طلب تصحيح أي بيانات شخصية غير دقيقة نحتفظ بها، أو إكمال معلومات شخصية غير كاملة
  • الحق في المسح: لديك الحق في طلب مسح بياناتك الشخصية. وهذا ينطبق فقط في ظروف معينة
  • الحق في تقييد معالجة البيانات: لديك الحق في طلب تقييد استخدام بياناتك الشخصية. وهذا ينطبق فقط في ظروف معينة
  • الحق في إمكانية نقل البيانات: لديك الحق في نقل أو نسخ أو تحويل المعلومات الشخصية من نظام إلكتروني إلى آخر بطريقة آمنة ومأمونة. ينطبق هذا الحق فقط على معلومات معينة في ظروف معينة
  • الحق في الاعتراض: لديك الحق في الاعتراض على استخدام معلوماتك، ما يعني أنه سيتعين علينا التوقف عن استخدام معلوماتك الشخصية. ينطبق هذا الحق فقط على معلومات معينة في ظروف معينة

في حال معالجة بياناتك الشخصية على أساس موافقة مسبقة منك، فيحق لك سحب الموافقة على استخدام بياناتك الشخصية في أي وقت.

عند تقديم طلب لممارسة أي من هذه الحقوق، يرجى تضمين اسمك الكامل، وتفاصيل أحدث وسائل الاتصال بك، وتاريخ طلبك. إذا كنت تقدم طلبا من صاحب البيانات للحصول على معلومات، فيجب عليك تضمين قائمة شاملة بالبيانات الشخصية التي تريد الحصول عليها، بما في ذلك أي تواريخ أو معايير بحث ذات صلة، لمساعدتنا في تحديد البيانات التي تريدها.

كيف تتواصل معنا

إذا كانت لديك أي أسئلة حول هذا الإشعار، أو رأيت أنه جرى استخدام بياناتك الشخصية أو التعامل معها بشكل غير صحيح، أو كنت ترغب في ممارسة أي من حقوقك، فيمكنك التواصل بمسؤول حماية البيانات في وزارة الخارجية والتنمية:

Data Protection Officer
Foreign, Commonwealth and Development Office
King Charles Street
London SW1A 2AH

البريد الإلكتروني: [email protected]

هاتف: 5000 7008 020

كيفية تقديم شكوى

يمكنك أيضا تقديم شكوى إلى مكتب مفوض المعلومات، وهي جهة تنظيمية مستقلة:

Information Commissioner's Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire SK9 5AF

خط المساعدة: 1113 123 0303

الموقع الإلكتروني: www.ico.org.uk

التغييرات على هذا الإشعار

نشجعك على إعادة قراءة إشعار الخصوصية هذا من حين لآخر. وسنواصل تحديثه بانتظام حتى تبقى على علم تام بكيفية استخدامنا لمعلوماتك الشخصية.